Dengesiz fatura, muhasebe satırlarının borç toplamı ile alacak toplamının eşit olmadığı faturadır. Rahat Aktarım bu faturaları 'Dengesiz' durumuyla işaretler; fatura düzenleyicideki 'Yapay Zeka ile Dengele' düğmesi farkın nedenini arar ve satır düzeltmesi ya da yeni kural önerir. Öneri siz onaylamadan fişe işlenmez.
Fatura ne zaman 'Aktarılabilir' olur?
Sistem bir faturayı aktarılabilir saymak için üç şartı arar: satırlarda eksi tutar bulunmaması, borç ile alacak toplamının kuruşu kuruşuna eşit olması ve faturaya bir cari hesap bağlanmış olması. Borç alacak eşit değilse durum 'Dengesiz'; eksi bakiyeli satır varsa 'İşlem Yapılması Gerekiyor'; cari yoksa cari oluşturulması beklenir. Gelen faturada matrah ile KDV borca, cari alacağa; giden faturada cari borca, matrah ile KDV alacağa yazılır. Dengesizliği hangi tarafın yarattığını bu temel yapı üzerinden okuyabilirsiniz.
'Yapay Zeka ile Dengele' hangi nedenleri arar?
- Küçük fark: Fark kuruş yuvarlaması düzeyindeyse ve fişte matrah satırı varsa, farkı matrah satırına dağıtan bir öneri sunulur. Gelen faturada matrah borcu, giden faturada matrah alacağı güncellenir.
- Boş hesap kodu: Eşleşen ama hesap kodu tanımlanmamış temel kurallar varsa liste hâlinde gösterilir; kodu atayıp faturaya uygularsınız.
- Mükerrer tutar: Matrah veya KDV'nin olması gerekenin iki katı göründüğü durumlar, çakışan kural olasılığıyla birlikte raporlanır.
- Vade farkı, masraf ve iskonto: Fatura üzerindeki masraf veya iskonto tutarı ile fişteki eksik tutar örtüşüyorsa, eksik matrah ve KDV satırları için düzeltme önerilir.
- Tanımlı vergi kalıpları: Konaklama vergisi, rüsum, telekomünikasyon bileşik vergileri (ÖİV, telsiz), BSMV, damga vergisi ve tevkifat payı gibi muhasebeleşmemiş kalemler için hazır kural taslağı çıkarılır.
- Yapay zeka destekli analiz: Yukarıdakiler sonuç vermezse yapay zeka destekli analiz faturayı ve ilgili kurallarınızı birlikte değerlendirir; tekrar eden durumlar için kalıcı bir kural ya da yalnızca bu faturaya özel bir satır düzeltmesi önerir.
| Fark türü | Tipik öneri |
|---|---|
| Kuruş yuvarlaması | Farkın matrah satırına dağıtılması |
| Eksik özel vergi (ör. konaklama vergisi) | O vergi koduna özel kural; hesabı siz seçersiniz |
| Vade farkı veya masraf | Eksik matrah ve KDV satırlarının eklenmesi |
| İskonto | İlgili tutarların fişten düşülmesi |
| Tevkifatlı fatura | Tevkifat payı için 360 hesabına yönelen satır önerisi |
| Çift yansıyan tutar | Çakışan kuralların kontrolü |
Örnek: kuruş farkının matraha dağıtılması
Kuruş farkı en sık görülen dengesizliktir. Kurgusal bir gelen faturada ödenecek tutar 1.200,00 TL, KDV 200,00 TL'dir; ancak kalem toplamları yuvarlama nedeniyle 999,99 TL matrah vermiştir. Fişin borç tarafı 1.199,99 TL, alacak tarafı 1.200,00 TL olur ve fatura 'Dengesiz' kalır. Öneri uygulandığında fark matrah satırına eklenir, belgedeki KDV tutarı değişmez:
| Satır | Öneriden önce | Öneriden sonra |
|---|---|---|
| 770 Genel Yönetim Giderleri (borç) | 999,99 | 1.000,00 |
| 191 İndirilecek KDV (borç) | 200,00 | 200,00 |
| 320 Satıcılar (alacak) | 1.200,00 | 1.200,00 |
| Borç - alacak farkı | 0,01 | 0,00 |
Önerinin uygulanması
Öneriyi inceleyin; kural önerildiyse hesap kodunu kendiniz seçmeniz istenir, satır düzeltmesi önerildiyse yeni satırlar karşılaştırmalı görünür. Uygulandığında fark hâlâ kalıyorsa sistem size 'Matrahı Dengele', 'Olduğu Gibi Uygula' veya 'Vazgeç' seçeneklerini sorar. Küçük farkta matrahı dengelemek yaygın bir uygulamadır; ancak kuruş farkını gider hesabında mı yoksa ayrı bir fark hesabında mı izleyeceğiniz ofisinizin politikasıdır. Fatura ayarlarında 'faturadaki fark şu tutardan az olursa' koşuluyla alacak ve borç farkı için ayrı otomatik tamamlama hesabı (matraha işle veya belirli bir hesaba at) tanımlanabilir; eşik tutarını siz belirlersiniz.
Dengelemeden önce kısa kontrol listesi
- Faturadaki ödenecek tutar, matrah ve KDV toplamı belgeyle uyuşuyor mu?
- Dövizli faturada kur alanı doğru mu?
- Tevkifat, istisna veya özel vergi (konaklama, BSMV gibi) var mı? Varsa fark kuruş değil, eksik satırdır.
- Aynı satır iki ayrı kural tarafından işlenmiş olabilir mi?
- Fark sürekli aynı tedarikçide mi çıkıyor? O zaman tek tek dengelemek yerine kalıcı kural tanımlamak daha doğrudur.
Bu yaklaşımın sınırı
Dengeleme, farkı gizleyen bir araç olmamalıdır. KDV, tevkifat, istisna veya yanlış hesap kaynaklı büyük fark, kuruş gibi dağıtılmaz; kaynağı bulunur. Dövizli faturalarda tutarlar fatura kuru üzerinden TL'ye çevrilerek hesaplanır, bu nedenle kur alanını da kontrol edin. Tevkifatlı faturalar için kayıt mantığını KDV tevkifatı yazısında bulabilirsiniz; fişlerin türleri için muhasebe fişi yazısına, kurallarla ilgili ayrıntı için kural asistanı yazısına bakın. Tutarı hadde yakın bir alımın gider mi demirbaş mı olduğu ise gider ve demirbaş ayrımı yazısında ele alınır.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır; uygulamada mali müşavir değerlendirmesi esastır.