Bir mali müşavirlik ofisinin banka ekstreleriyle saatlerce savaşmasının sebebi, PDF ve Excel'lerde yazan karmaşık açıklama metinlerinden hangi muhasebe hesabının kullanılacağının kararını insan beyninin vermeye çalışmasıdır. Oysa bu açıklamalar son derece öngörülebilir kelime dizinlerinden oluşur.
Kelime Bazlı Kurallar Nasıl Oluşturulur?
Rahat Aktarım kural motorunda, banka açıklamasının içerdiği anahtar kelimelere göre sistemin otomatik refleksler vermesi sağlanır. Örneğin;
- Banka açıklaması "Kira" kelimesi içeriyorsa, KDV'siz işlem olarak doğrudan 770 (veya 760) hesabına ve alacaklıyı ilgili gayrimenkul sahibinin hesabına yönlendir.
- Banka açıklaması "SGK" veya "Prim" içeriyorsa işlemi otomatik olarak 361 Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri hesabına gönder.
- POS Gün Sonu veya Üye İşyeri ibaresi geçiyorsa 108 Diğer Hazır Değerler olarak ayarla, açıklamada "kesinti, komisyon" geçiyorsa bu tutarı ana meblağdan çıkarıp tek tıkla 780 Finansman Giderleri'ne at.
Bu kurallar bir kez sisteme tanıtıldığında, izleyen tüm aylarda binlerce satırlık banka ekstreleri sadece saniyeler içerisinde hatasızca okunarak ilgili fiş şablonlarına dönüştürülür.