Rahat Aktarım'ın OCR'ı, yüklediğiniz gider fişindeki unvan, VKN/TCKN, tarih, fiş numarası, toplam tutar, KDV oranına göre matrah ve KDV ile ödeme türünü yapay zeka destekli okumayla çıkarır ve gider belgesi olarak listeler. Okuma bir taslaktır; tarih, tutar, KDV ve hesabı kontrol edip belgeyi fişleştirmek her zaman sizin kararınızdır. Bu yazı OCR'ın neyi okuduğunu ve okuma kalitesini neyin etkilediğini anlatır; yüklemeden muhasebe fişine kadar olan adımlar için fotoğraftan fiş okuma yazısına bakın.
OCR bir gider fişinden hangi bilgileri okur?
| Alan | Okuma sonucu nasıl kullanılır? |
|---|---|
| Tarih | Seçili dönem içindeyse kabul edilir; dönem dışındaysa otomatik kullanılmaz ve belge sizden işlem bekler |
| Fiş numarası | Okunamazsa ya da şüpheliyse inceleme ekranında görüntüden kopyalayıp düzeltebilirsiniz |
| VKN/TCKN ve unvan | Geçerli bir numara okunursa firma kayıtlarınızla eşleştirilmeye çalışılır; geçersiz numara kullanılmaz |
| KDV oranı, matrah ve KDV tutarı | Birbirini doğrulamayan KDV satırı fişe taşınmaz ve belge kontrol için işaretlenir |
| Genel toplam | Matrah ve KDV toplamıyla tutarlılığı denetlenir |
| Ödeme türü | Kredi kartı veya POS tutarı ilgili hesaba, kalanı kasaya ayrılır; hesapları Gelir-Gider Fiş Ayarları'nda seçersiniz |
Yükleme sırasında ne bilinmeli?
Görüntü dosyaları için 5 MB, PDF için 15 MB sınırı vardır; PDF sayfaları görüntü olarak okunur. Yüklemede belgenin gider mi yoksa Z raporu mu olduğunu seçersiniz, çünkü okunacak alanlar belge türüne göre değişir. Okuma sürerken listede 'Metin Okuma Yapılıyor' durumu görünür.
Okuma kalitesini ne etkiler?
| Etken | Okumaya etkisi |
|---|---|
| Buruşuk veya soluk termal kağıt | Rakamlar yanlış okunabilir ya da hiç okunamaz |
| Toplam satırının kadraj dışında kalması | Genel toplam ve KDV doğrulanamaz |
| Gölge, yansıma, düşük çözünürlük | Tarih ve fiş numarası gibi küçük alanlar bozulur |
| Birden fazla KDV oranlı fiş | Bir KDV grubu okunamazsa o grup fişe taşınmaz |
| Silik basılmış ödeme türü | Tutarın tamamı kasa olarak başlar, düzeltme size kalır |
Böyle durumlarda sistem kendi tahminini zorlamak yerine belgeyi 'İşlem Yapılması Gerekiyor' olarak bırakır. En hızlı çözüm, fişi düz bir zeminde, gölgesiz ve tamamı görünecek şekilde yeniden çekmektir.
Okuma sonucunu incelerken hızlı kontrol listesi
- Fiş tarihi seçili dönemde mi ve fişteki tarihle aynı mı?
- Genel toplam, matrah ve KDV toplamı fişle örtüşüyor mu?
- VKN/TCKN ve unvan fişteki firmaya mı ait?
- Ödeme türü (nakit, kart) fişteki ibareyle uyumlu mu?
Bu dört noktayı belge görüntüsüyle yan yana karşılaştırmak, çoğu okuma hatasını fişe dönüşmeden yakalamanızı sağlar.
Okunan belge hangi durumları alır?
| Liste durumu | Anlamı |
|---|---|
| Metin Okuma Yapılıyor | Okuma işlemi sürüyor |
| Aktarılabilir | Tarih, tutarlar ve satırlar tutarlı; yine de aktarım öncesi gözden geçirilmelidir |
| Dengesiz | Oluşan fişin borç ve alacak toplamı eşit değil |
| İşlem Yapılması Gerekiyor | Tarih, tutar veya doğrulama sorunu var; kullanıcı müdahalesi gerekli |
'Aktarılabilir' durumu her mükellef türünde aynı mı?
Hayır. Bilanço esasındaki mükelleflerde belgeye 'Aktarılabilir' denmesi için tarih bulunmuş, satırlar oluşmuş ve fiş dengeli olmalıdır. İşletme defteri esasındaki mükelleflerde bunlara ek olarak okuma sonucunun tam güvenilir çıkması ve fişteki firma VKN/TCKN'sinin bulunması gerekir; aksi halde belge 'İşlem Yapılması Gerekiyor' durumunda bekler.
Muhasebe tarafında dikkat edilecekler
Gider fişinin KDV'sinin indirim konusu yapılıp yapılamayacağı belgenin türüne ve mevzuata bağlıdır; OCR bu hükmü vermez, yalnızca fişteki KDV'yi ayırır. Hangi gider hesabına gideceği ise kurallarla veya sizin seçiminizle belirlenir. Fişleri mükelleften nasıl toplayacağınız için WhatsApp paneli ve yükleme bağlantısı yazısına, Z raporları için yazarkasa Z raporu aktarımı yazısına bakabilirsiniz. Çözüm özeti gider fişi aktarımı sayfasında, genel çerçeve fatura aktarım programı sayfasındadır.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır; uygulamada mali müşavir değerlendirmesi esastır.