Kolaysoft bağlantısı kullanıcı adı ve şifre ile kurulur; üçüncü alan gerekmez. Bu entegratörde e-Fatura ve e-Arşivin yanında e-SMM ve e-Müstahsil belgeleri de çekilebilir. Liste, iptal durumuna ve ticari fatura yanıtına göre süzülür; XML ve PDF dosyaları için faturanın düzenleme tarihi gerekir.
Kolaysoft bağlantısı nasıl kurulur?
Ayarlar > Fatura Ayarları tablosunda Kolaysoft'u seçin, kullanıcı adı ve şifreyi yazıp kaydedin. Bu bilgiler, Kolaysoft portalına giriş yaparken kullandığınız bilgilerdir; bilmiyorsanız mükellefin Kolaysoft yetkilisinden ya da Kolaysoft müşteri hizmetlerinden öğrenebilirsiniz. Bilgiler yanlışsa Kaydet sonrası entegratörün hatalı olduğuna dair bir uyarı görürsünüz.
Giden ve gelen yönde hangi faturalar listelenir?
Giden yönde e-Fatura ve e-Arşiv listeleri, gelen yönde yalnızca e-Fatura listesi alınır. Aşağıdaki tablo hangi faturaların listeye girdiğini özetler.
| Yön | Alınan kayıt |
|---|---|
| Giden, ticari değil | İptal edilmemiş faturalar |
| Giden e-Arşiv | İptal edilmemiş faturalar |
| Giden / gelen ticari | Alıcının kabul ettiği faturalar |
| Gelen, ticari değil | İptal edilmemiş faturalar |
Geniş tarih aralıklarında nelere dikkat edilmeli?
Geniş aralıklarda çekim daha uzun sürebilir; birkaç aya yayılan bir dönem için ay sonuna denk gelen faturaları kaçırmamak adına bitiş tarihini dönemin son gününe ayarlayın. Yoğun hesaplarda dönemi aylara bölerek çekmek, ilerlemeyi izlemeyi ve gerekirse yalnızca ilgili ayı yeniden getirmeyi kolaylaştırır.
XML ve PDF için fatura tarihi neden gerekir?
XML veya PDF dosyası istenirken faturanın düzenleme tarihi de kullanılır; tarih bilgisi eksikse dosya alınamaz. Elle XML indirdiğiniz belgede tarih bilgisi eksikse önce faturayı yeniden listeleyin ve sonra dosyayı yeniden isteyin.
e-SMM ve e-Müstahsil belgeleri nerede görünür?
Kolaysoft giden e-SMM ve üretici makbuzu (e-Müstahsil) belgelerini de verir; makbuzların XML ve PDF dosyaları alınabilir. Bu belgeler Faturalar sayfasında değil, menüdeki e-SMM ve e-Müstahsil ekranlarında görünür.
Giden e-Arşiv fatura için muhasebe kaydı nasıl görünür?
Yurt içinde son kullanıcıya kesilen, KDV oranı yüzde 20 olan 1.000 TL'lik bir e-Arşiv fatura, Tek Düzen Hesap Planı'na göre genel olarak aşağıdaki kayda dönüşür. Kodlar yalnızca örnektir; satışın niteliğine göre farklı gelir hesapları kullanılabilir.
| Hesap | Borç (TL) | Alacak (TL) |
|---|---|---|
| 120 Alıcılar | 1.200 | |
| 600 Yurt İçi Satışlar | 1.000 | |
| 391 Hesaplanan KDV | 200 |
Adım adım aktarım
- Bilgileri girip kaydedin; entegratör hatalı uyarısı çıkarsa bilgileri Kolaysoft portalında doğrulayın.
- Faturalar sayfasında tarih aralığını seçip faturaları getirin.
- Cari ve hesap eşleşmelerini gözden geçirin, fiş oluşturun.
- Fişler sayfasında seçtiklerinizi muhasebe programınıza gönderin.
Sık karşılaşılan hatalar ve çözümü
| Belirti | Olası neden | Çözüm |
|---|---|---|
| Ticari fatura eksik | Alıcı faturayı kabul etmemiş ya da henüz yanıtlamamış | Karşı tarafın yanıtını Kolaysoft portalında kontrol edin |
| İptal edilen fatura listede yok | İptal edilmiş faturalar elenir | İptal sonradan yapıldıysa faturaları yeniden getirin |
| XML veya PDF indirilemedi | Faturanın düzenleme tarihi eksik | Faturayı listeden yeniden çekin |
| Dönem sonu faturaları eksik | Bitiş tarihi dönemin son gününden önce seçilmiş | Bitiş tarihini ayın son gününe ayarlayın |
Hangi dönemi seçmek daha sağlıklıdır?
Kolaysoft'ta ilk denemeyi tek bir ayla yapmak, sayıları portal ile karşılaştırmayı kolaylaştırır. Sayılar tutuyorsa aynı yöntemle diğer aylara geçebilirsiniz. Böylece bir ay için iptal ya da ticari fatura farkı çıkarsa sorunun hangi dönemde olduğu hemen anlaşılır.
Aktarım sonrası kontrol listesi
- Portaldaki iptal ve red sayılarını Faturalar ekranındaki toplamla karşılaştırdınız mı? Ekrandaki uyarı da bunu önerir.
- e-SMM ve e-Müstahsil belgelerini menüdeki kendi ekranlarında kontrol ettiniz mi?
- Cari eşleşmeleri ve KDV tutarları doğru mu?
Hedef program olarak Zirve veya Mikro kullanıyorsanız ilgili rehberlere göz atın; diğer bağlantılar e-Fatura entegratörleri sayfasındadır. Mysoft kullanan mükellefler için Mysoft aktarım rehberi benzer bir akış anlatır.