Bir mali müşavirlik ofisinin karlılığı ve çalışan memnuniyeti, doğrudan mükellef başına harcanan mesai saatine ve operasyonel verimliliğe bağlıdır. Her ay ortalama 150-200 fatura trafiği olan standart bir işletmeyi düşündüğümüzde, yapılan sektörel araştırmalara ve kullanıcı deneyimlerine göre manuel veri giriş süreci ile tam otomatik aktarım senaryosu arasındaki fark çok çarpıcıdır.
Klasik Manuel Giriş Senaryosu (Ortalama 3 Saat)
Müşavir veya muhasebe elemanı, mükellefin kestiği ve aldığı tüm faturaları tek tek açar. Faturanın kimden geldiğine bakar, muhasebe programında o cari (120/320) var mı diye kontrol eder. Yoksa yeni bir alt hesap açar. Faturadaki KDV oranlarına bakar, matrahı ve KDV tutarını hesap makinesiyle kontrol edip fişe tek tek yazar. Bu işlem 100 adet karmaşık fatura için ortalama 3 saat civarında bir mesai tüketir.
Otomatik Aktarım Senaryosu (Ortalama 1 Dakika)
Aynı mükellef için Rahat Aktarım kullanıldığında süreç tamamen makine hızına bırakılır. İşlem adımları şöyledir:
- Mükellefin e-fatura sisteminden veya GİB'ten faturaları tek tıkla çekme (Yaklaşık 10 saniye).
- Sistemin otomatik tanımladığı kural şablonlarıyla (191, 600, 391 vb.) topluca KDV ve gelir/gider hesaplarını atama (Yaklaşık 5 saniye).
- Muhasebe hesap planında tanımlı olmayan 120 ve 320 carilerin otomatik eşleştirme ve yapay zeka desteğiyle saptanıp sıradaki kodla otomatik açılması işlemi (Yaklaşık 15 saniye).
- Kuruşu kuruşuna denge kontrolü yapıldıktan sonra "Gönder" butonuyla doğrudan muhasebe programına (Luca, Zirve, Altos, Mikro vb.) toplu fiş gönderme işlemi (Yaklaşık 30 saniye).
Tüm bu süreç toplamda sadece 1 dakika sürmektedir. Defter kayıtlarının tutulmasında bu denli zaman tasarrufu sağlanması rutin mesaide %90'ın üzerinde inanılmaz bir zaman kazancı anlamına gelir. Personel işin ameleliğiyle değil, denetimiyle ve analiziyle ilgilenir.